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Gastronomie

Hotel Kassensystem vs. Hotel PMS: Was ist der Unterschied?

Hotel Kassensystem vs. Hotel PMS: Was ist der Unterschied?

Wenn Sie in der Hotellerie arbeiten, haben Sie zweifellos schon einmal die Begriffe „Kassensystem“ und „PMS“ gehört. Sie wissen vielleicht, dass beide Systeme oft zusammen verwendet werden, aber Sie wissen vielleicht nicht, welche deutlichen Unterschiede zwischen ihnen bestehen. Zu wissen, wie sich ein Kassensystem und ein Hotel-PMS unterscheiden – und wie sie zusammenwirken – ist wichtig, wenn Sie in  fortschrittliche Technologie für Ihr Hotel investieren möchten. Beide verfügen über spezifische Funktionen, die für das Hotelmanagement unerlässlich sind, aber wie wir sehen werden, gehen die meisten modernen, cloudbasierten Kassensystem- und Hotel PMS-Lösungen über das hinaus, wofür sie ursprünglich gedacht waren. Das Kassensystem Lightspeed Restaurant lässt sich in eine ganze Reihe verschiedener Hotel-PMS-Lösungen integrieren, wodurch die Kommunikation zwischen den beiden Systemen einheitlich fungiert.

Lassen Sie uns also ihre Unterschiede untersuchen und uns ansehen, wie sie zusammenarbeiten.

Möchten Sie Ihren Hotelbetrieb modernisieren?

Lightspeed hilft Hotels, ihren Betrieb zu optimieren, damit sie das Gästeerlebnis verbessern und gleichzeitig ihre Margen steigern können.

Warum ein Kassensystem in der Hotellerie einsetzen?

Ein Kassensystem ist nicht nur für Hotels, sondern für jedes Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug. Es ist der Dreh- und Angelpunkt in Ihrem Unternehmen, an dem Verkäufe stattfinden. Unser traditionelles Bild einer Verkaufsstelle oder Registrierkasse ist der Ort, an dem Transaktionen abgewickelt werden, normalerweise über Bargeld und Papierbelege. Dies hat sich geändert. Alle Transaktionen, die auf einem Kassensystem für das Gastgewerbe wie Lightspeed verarbeitet werden, werden digital aufgezeichnet. Und diese Daten können zu verschiedenen anderen Bereichen der Unternehmensführung beitragen, wie z. B. Verkaufs- und Bestandsberichte sowie für Marketing Ihres Hotelbetriebes. Wie jeder weiß, der in der Hotellerie arbeitet, findet der Verkauf nicht an einem Ort statt. Die meisten Hotels beherbergen mehrere verschiedene Revenue Center (Orte, die Einnahmen generieren) unter einem Dach.

Beispiel

Ein Gast kann sein Mittagessen im Hotelrestaurant bestellen und sich danach ins Spa zurückziehen, um eine der vielen angebotenen Behandlungen auszuwählen. Danach geht der Gast an die Hotelbar, um ein Glas Weißwein zu bestellen und am Abend bestellt er ein Abendessen auf sein Zimmer. All diese Transaktionen wären in verschiedenen Einnahmezentren (Hotelrestaurant, Spa, Bar und Zimmerservice) abgewickelt worden. Unabhängig davon, wo die Transaktion stattfindet, können die Mitarbeiter die Einkäufe der Gäste direkt auf ihr Zimmer buchen. Sie müssen auch nicht bei jedem neuen Revenue Center neue Tickets eröffnen. Gäste können einen Tab an einem Ort öffnen und an einem anderen schließen – ganz gleich ob ein Gast Wein an der Bar und dann ein Abendessen auf der Terrasse bestellt.

Weitere vorteilhafte Funktionen eines cloudbasierten Kassensystems 

  • Anpassbarer Raum- und Tischplan, um Ihr Hotelrestaurant genau widerzuspiegeln.
  • Erstellen und bearbeiten Sie Ihre Speisekarte und weisen Sie sie mithilfe von Verwaltungstools verschiedenen Geräten zu.
  • Erkennen Sie Trends und nutzen Sie Daten dank integrierter Berichte.
  • Bieten Sie mit einem cloudbasierten Kassensystem einen hervorragenden Tischservice und nehmen Sie Bestellungen von überall entgegen.
  • Erschließen Sie sich neue Einnahmequellen  und erreichen Sie mehr Kunden.
  • Ermöglichen Sie Gästen mit Lightspeed Order Anywhere, kontaktlose Bestellungen via QR-Code über Ihr Smartphone zu tätigen. 
  • Weisen Sie dem Bar-, Küchen- und Kellnerpersonal Benutzerrollen und -berechtigungen zu .

Hotel Property Management System (Hotel PMS)

Ein Hotel-PMS hilft Personal und Management bei allen wichtigen Aspekten des Hotelmanagements. Dazu gehören Buchungen, Check-ins, Housekeeping, Kundenservice, Rechnungsstellung und Zahlungen: das A und O des Hotelmanagements.  Aber viele moderne Hotel-PMS-Lösungen auf dem Markt haben noch mehr zu bieten. Auf einem modernen, digitalen, cloudbasierten Hotel-PMS können Sie zum Beispiel von folgenden Funktionen profitieren:

  • Sammeln Sie Gästedaten, um diese im Marketing zu für Werbezwecke zu nutzen.
  • Geben Sie einen detaillierten Überblick über den Zimmerstatus, damit das Management sehen kann, welche Zimmer reserviert, welche belegt und welche noch gereinigt werden müssen – alles von einem einzigen Dashboard aus.
  • Greifen Sie einfach auf detaillierte Zimmerinformationen zu – einschließlich spezieller Ausstattung, Preise usw.
  • Integrieren Sie das PMS in die Buchhaltung und das Revenue Cost Center, um einen klaren Überblick über Einnahmen, Ausgaben und saisonale Trends zu erhalten.

Wie arbeiten Hotel-PMS und Kassensystem zusammen?

Kassensystem und Hotel-PMS arbeiten hauptsächlich zusammen, indem sie die Daten des anderen Systems teilen, um den Gästen während ihres gesamten Hotelaufenthalts ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Wenn ein Gast eincheckt, werden seine Informationen in Ihrem Hotel-PMS automatisch mit Ihrem Kassensystem für die Bewirtung synchronisiert. Sobald ein Gast etwas auf sein Zimmer bestellt, kann das Personal das Kassensystem verwenden und anhand des Namens oder der Zimmernummer den Gast finden. Wie wir bereits erwähnt haben, können Gäste während ihres Aufenthalts in mehreren verschiedenen Einnahmezentren Dinge bestellen oder Behandlungen wahrnehmen. Die Handhabung ist einfach, sobald Sie Ihr Kassensystem mit Ihrem Hotel-PMS integriert haben – fügen Sie Ihren Zahlungsmethoden einfach die Option „Zimmer berechnen“ hinzu und die Daten werden auf Ihrem Hotel-PMS gespeichert.

Diese Informationen können dann in Ihr Hotel-PMS exportiert und dem Zimmer eines Gastes in Rechnung gestellt werden, was eine reibungslose Kommunikation zwischen den beiden Systemen ermöglicht und den Kundenservice beschleunigt. Eine Integration zwischen Ihrem Gastronomie Kassensystem und dem Hotel-PMS ermöglicht auch eine genauere Umsatzbuchung. Unabhängig davon, ob die Gäste Ihres Restaurants vor Ort-Aufenthalte oder Gäste sind, die in Ihrem Hotelrestaurant speisen möchten – beide Einnahmen werden an Ihr Hotel-PMS gesendet, sodass Sie sich ein vollständiges Bild von all Ihren Einnahmen aus Speisen und Getränken machen können.

Welches Hotel-PMS passt zu Ihnen?

Oracle – Protel – 5stelle & CO. 

Die Anzahl der verschiedenen PMS-Integrationen ist weitreichend. So arbeitet Oracle mit Lightspeed zusammen, um die Quittungen der Gäste an ihr Hotel-PMS zu senden. Das bedeutet, dass die Ausgaben der Gäste automatisch auf ihrem Konto verbucht und am Ende ihres Aufenthalts verrechnet werden, egal ob sie Geld im Restaurant oder im Spa ausgegeben haben; alles landet auf der Endabrechnung. Mit Oracle können Sie auch zentralisierte Kundenprofile erstellen, sodass die Daten eines Gastes, der einmal in einem Ihrer Hotels übernachtet hat, an allen Ihren Standorten gespeichert werden. Das bedeutet, dass Gäste, wenn Sie mehrere Standorte haben, einen personalisierten Kundenservice erhalten, wann und wo immer sie bei Ihnen übernachten. 

Protel – effiziente Tools für den Zimmerservice

Protel hilft Hotels mit seinen effizienten Housekeeping-Tools, ihre Auslastung zu steigern und hohe Gewinne zu erzielen. Über das Housekeeping-Dashboard können die Mitarbeiter den Status jedes Zimmers verfolgen, sodass sie das Personal entsprechend zuweisen und leere Zimmer wieder zur Verfügung stellen können, um weitere Reservierungen vorzunehmen. Mit dem zusätzlichen Dashboard für verlorene und gefundene Gegenstände können die Mitarbeiter die verlorenen Gegenstände der Gäste verfolgen und so einen außergewöhnlichen Kundenservice weit über den Aufenthalt eines Gastes hinaus bieten.

5stelle* – eine leistungsstarke Buchungsmaschine zur Steigerung Ihres Umsatzes.

Während Buchungswebsites von Drittanbietern für jede Buchung eine Gebühr erheben, können Sie mit einem Hotel-PMS wie 5Stelle* die Macht selbst in die Hand nehmen. Es bietet eine PMS-integrierte Buchungsmaschine, sodass Sie Buchungen direkt von Ihrer Website entgegennehmen können, völlig provisionsfrei! Sie können sogar Ihre eigenen Aktionscodes erstellen, um Gäste dazu zu bringen, Reservierungen über Ihre Website vorzunehmen. 5Stelle speichert Kundendaten auch automatisch in seiner PMS-Lösung, wenn Gäste bei Ihnen buchen – das spart Ihnen Zeit und verringert das Fehlerrisiko. Steuern Sie mehrere Standorte von einer zentralisierten Datenbank aus und verwenden Sie Kundendaten, um die Preisgestaltung zu informieren und das Kundenbeziehungsmanagement zu verbessern.

Hotel-PMS Checkliste

Nicht alle Hotelmanagementsysteme sind gleich. Um Ihnen dabei zu helfen, das ideale Hotel-PMS zu finden, das Sie mit Ihrem Kassensystem verknüpfen können, haben wir sieben Fragen zusammengefasst, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie nach einer neuen Lösung für Ihr Hotel suchen.

1. Wie einfach ist das System zu bedienen?

Die leistungsstärkste technische Lösung nützt wenig, wenn Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sie zu verwenden. Schwierige Programme reduzieren die Effizienz und Ihr Team wird das Tool nicht voll ausschöpfen. Das ist eine Lose-Lose-Situation, da Ihre Mitarbeiter von dem Programm frustriert sein werden und Sie nicht auf Ihre Kosten kommen.

Wenn Sie nach einem neuen technischen Tool suchen, denken Sie immer an die Benutzerfreundlichkeit. Fragen Sie den Anbieter, wie lange die Einrichtung dauert, wie lange die Onboarding-Zeit für neue Benutzer ist und ob er kostenlose oder kostenpflichtige Schulungen anbietet, wenn Sie sich anmelden. Heutzutage bieten viele Technologieanbieter „Self-Service-Schulungen“ an, immergrüne Tutorials und Schulungen, auf die ihre Kunden jederzeit kostenlos zugreifen können. Gerade in einer umsatzstarken Branche wie dem Gastgewerbe ist dies wertvoll, da Sie so schnell und einfach neue Mitarbeiter einarbeiten können. Vergessen Sie nicht, während Ihrer Recherche danach zu fragen!

Finden Sie als Nächstes heraus, was aktuelle Kunden sagen, indem Sie Kollegen in der Branche fragen oder Bewertungsseiten wie Hotel Tech Report besuchen. Holen Sie sich als letzten Test eine kostenlose Testversion oder zumindest eine Demo. Insbesondere in einer Branche wie dem Gastgewerbe, in der die Mitarbeiterfluktuation hoch ist, möchten Sie sicherstellen, dass sich neue Teammitglieder leicht einfinden und mit der Arbeit beginnen können, anstatt Tage mit Schulungen für jede von Ihnen verwendete Software zu verbringen. 

2. Lässt es sich mit anderen Anwendungen integrieren?

Die Verwendung anderer Apps, die sich leicht miteinander integrieren lassen, ist der Schlüssel zum Aufbau der technischen Infrastruktur Ihres Hotels.

Two-Ways Integrationen bedeuten, dass die von einem System erzeugten Daten (z. B. die Zimmerservice-Rechnung, die einer Ihrer Gäste bestellt) automatisch auf ein anderes System übertragen werden (diese Zimmerservice-Rechnung wird automatisch der Karte im Profil Ihres Gastes belastet).  Integrationen sind der Schlüssel, um Gästen einen reibungslosen Aufenthalt zu bieten und gleichzeitig die betriebliche Komplexität für Ihre Mitarbeiter zu minimieren. Win-win für jede Partei. Und Sie müssen kein Technikexperte sein, um Ihre Systeme zu integrieren.

Der Mews Marketplace hilft Ihnen, neue Programme, die sich leicht integrieren lassen, einfach zu testen und zu implementieren.

Ohne lästige Rechnung oder Einrichtung können Sie neue Tools – Anwendungen oder Ihr Spa, Veranstaltungen, Einrichtungen, Revenue Management, Vertrieb, Business Intelligence und Upselling – direkt von Ihrem Hotel-PMS-Dashboard aus auswählen und implementieren und mit der Automatisierung des Betriebs beginnen, wodurch wertvolle Ressourcen eingespart werden Zeit und bringt das Gästeerlebnis auf ein neues Niveau. Ein Plug-and-Play-Marktplatz ist der beste Weg, um Ihr Geschäft weiter zu optimieren.

Wenn andererseits eine technische Lösung keine offene API hat, könnten Ihnen bei der Verbindung Ihrer Anwendungen erhebliche zusätzliche Kosten entstehen.

3. Ist das System cloudbasiert?

Heutzutage verlagert sich fast alle Daten in die Cloud. Cloudbasierte Programme haben viele Vorteile, darunter verbesserte Effizienz, Kosteneffizienz, Zugänglichkeit, Flexibilität und höhere Datensicherheit.

Sie können sie auch als „zukunftssicher“ betrachten, da Technologieanbieter ihre Produkte leicht aktualisieren können, um sie an die neuesten Entwicklungen anzupassen oder zusätzliche Integrationen hinzuzufügen. Das geschieht in der Cloud, sodass Sie Zugriff auf diese Updates erhalten, sobald sie live sind, und nicht auf den technischen Support warten müssen, um Ihr System vor Ort manuell zu aktualisieren, was oft sowohl zeit- als auch kostenintensiv ist.

4. Ist es kundenorientiert?

Das Ziel der Implementierung einer neuen Technologielösung liegt darin, den Service und das Erlebnis zu verbessern, das Sie Ihren Gästen bieten möchten. Dies gilt sowohl, wenn Gäste selbst eine Anwendung nutzen, aber auch Ihren Mitarbeitern. 

Besonders wenn Sie nach einer Anwendung suchen, die von Kunden verwendet werden soll (z. B. eine Chat-App oder ein Reservierungstool), muss der gastseitige Teil benutzerfreundlich, unterhaltsam, ansprechend und für Mobilgeräte optimiert sein. Mit innovativen Konzepten wie Online-Check-in, Apple Wallet oder einem mobilen Zimmerschlüssel hinterlassen Sie einen bleibenden positiven Eindruck und bauen Gästezufriedenheit und -bindung auf. 

Neben der Verbesserung des Gästeerlebnisses muss ein gutes Hotel-PMS auch einen hervorragenden Service für das Hotel bieten, das es nutzt. Ein lokalisierter 24/7-Kundendienst sollte kostenlos und einfach über E-Mail, eine Hotline oder ein Modul im Dashboard verfügbar sein. Leider verstecken sich zu viele Hotel-PMS-Anbieter hinter unpersönlichen E-Mail-Ketten und brauchen länger, als sie sollten, um auf die Anfragen ihrer Kunden zu antworten und sie zu lösen. Sparen Sie sich diese Mühe und fragen Sie im Vorfeld nach, mit welcher Unterstützung Sie rechnen können. Lesen Sie nicht nur den Anbieter direkt, sondern lesen Sie auch Online-Rezensionen, um zu erfahren, wie gut sich aktuelle Kunden umsorgt fühlen. 

5. Verwendet es KI?

Die Fähigkeiten von künstlicher Intelligenz (KI) wachsen täglich – nutzen Sie das für Ihr Unternehmen! Ob es sich um Back-of-House-Anwendungen handelt, die Ihnen helfen, das Inventar zu optimieren, oder um Gästeprogramme wie intelligente Kommunikations-Apps, die Möglichkeiten werden immer besser und interessanter. 

Einige Programme können Ihnen beispielsweise dabei helfen, die Nachfrage auf Grundlage vergangener Daten, aktueller Trends, Ereignisse und sogar des Wetters vorherzusagen. Stellen Sie sich vor, wie praktisch es wäre, eine zuverlässige Bedarfsprognose für Ihre Bar oder Ihr Restaurant zu erhalten, basierend auf Datenpunkten, an die Sie nie gedacht hätten.

Andere KI-Programme helfen, die Gästekommunikation während des Buchungsprozesses und vor ihrer Ankunft an Ihrem Veranstaltungsort zu optimieren. Chatbots könnten beispielsweise Restaurantbuchungen entgegennehmen und Vorlieben, Allergien oder Wünsche wie eine Geburtstagstorte aufzeichnen. 

Zusammenfassend kann man sagen, KI hat einige aufregende Anwendungsfälle in der Hotellerie und kann das Erlebnis Ihrer Gäste verbessern, also warum versuchen Sie es nicht?

6. Ist die Datensicherheit gewährleistet?

Überprüfen Sie die technischen Tools, die Sie in Betracht ziehen, sorgfältig, stellen Sie dem Anbieter Fragen dazu, wie er Daten verwaltet, wem sie gehören und wer für deren Sicherheit verantwortlich ist. Professionelle Produktbewertungen von Branchenexperten sind ein weiterer großartiger Ort, um Informationen zum Thema Datensicherheit zu finden.

Erfahren Sie nicht nur, wie das Technologieunternehmen Daten schützt, sondern auch, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um maximale Datensicherheit zu gewährleisten. 

7. Wie hoch ist der Preis?

Dies mag zwar offensichtlich klingen, ist aber erwähnenswert, da es einige Fallstricke und unangenehme Überraschungen geben kann. Oft werden Sie keine Pauschalgebühr finden, da der endgültige Preis von der Art des Pakets, das Sie wählen, der Anzahl der gewünschten Dienste und Add-Ons und mehreren anderen Variablen abhängt. Beim Prüfen und Vergleichen von Preisen ist es äußerst wichtig zu verstehen, wie Ihre Raten berechnet werden und welche einmaligen Ausgaben Sie schultern müssen. 

Zu den zu prüfenden Dingen gehören eine einmalige Einrichtungsgebühr, Hardware, die Sie möglicherweise kaufen müssen (und wie viele Teile), monatliche Abonnementgebühren, Provisionen auf von Ihnen generierte Verkäufe, Wartungsgebühren, zusätzliche Kosten für die Integration mit anderen Programmen und die Vertragskosten Stornierungsbedingungen. 

Die meisten Technologieanbieter bieten auch verschiedene Pakete für große, mittlere und kleine Unternehmen an. Treffen Sie Ihre Wahl sorgfältig, damit Sie nicht zu viel Geld für Funktionen und Dienste ausgeben, die Sie nicht benötigen. 

Erzielen Sie ein reibungsloses Gasterlebnis durch optimierte PMS Integrationen

Es mag zwar schwierig erscheinen, im Dschungel, zu dem dieser Bereich geworden ist, Ihr ideales Hotel-Tech-Setup zu erstellen, aber sich die Zeit zu nehmen, es zusammen zufassen, wird einen starken Einfluss auf Ihr Unternehmen haben.

Von verbesserter Effizienz, zufriedenem Personal, begeisterten Gästen und einem höheren Gewinn kann ein leistungsstarkes Kassensystem-PMS-Paar Ihr Hotel voranbringen. Neugierig, was Lightspeed für Sie tun kann? Lassen Sie uns sprechen. 

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