Mit Softwaresystemen den Personalmangel ausgleichen

Derzeit kann man kaum noch an einem Restaurant vorbei gehen, an dem kein Schild hängt: “Dringend Personal gesucht!” Die Gastronomin Kerstin Rapp-Schwan aus Düsseldorf schildert häufig, wie sehr sie sich zunächst gegen die Krise und nun auch noch gegen den Personalmangel stemmt. Ähnliches berichteten Gastronomen aus Berlin, München, Köln oder Rostock. Die Reihe ließe sich beliebig fortsetzen, denn die gesamte Gastronomiebranche ist betroffen und es wird händeringend nach Personal gesucht –  fast schon verzweifelt.

Unumgänglich ist also der Weg in die Digitalisierung, um Prozesse zu automatisieren und das Personal damit so gut wie möglich zu entlasten. Helfen kann da zum Beispiel, den Gast mit in den Bestellprozess einzubeziehen. Klingt komisch, ist aber heute überhaupt kein Problem mehr – neuen digitalen Tools und Services sei Dank. 

Startpunkt für eine erfolgreiche Digitalisierung ist und bleibt das Kassensystem. Hier laufen alle wichtigen Daten zusammen. Aber nur mit einer cleveren Kasse, die Daten sammelt und aufbereitet, kann man auch smarte Unternehmensentscheidungen treffen.

Angst vorm Gastro-Neuland?

Für viele ist der Start in die Digitalisierung des gastronomischen Betriebs noch immer ein Schritt ins Ungewisse, ein Aufbruch ins digitale Gastro-Neuland. Der Betriebsleiter muss schließlich eine mehr oder minder elementare Entscheidung fällen: Bleibe ich bei meiner veralteten aber bewährten Technologie mit der Registrierkasse und den zahllosen zusätzlichen Insellösungen, die irgendwie funktionieren und mit denen ich meinen Betrieb in der Vergangenheit immer ganz okay gesteuert habe? Oder wage ich jetzt den Schritt und fange nochmal von vorne an – mit einem smarten Kassensystem und passgenau zugeschnittenen Erweiterungen aus einer Hand, die mir Rückschlüsse auf alle wichtigen Kennzahlen erlauben, damit ich meinen Personaleinsatz so effizient wie möglich gestalte?

Viele entscheiden sich immer noch für den ersten Weg. Ist halt nicht so smart, funktioniert aber auch irgendwie. Außerdem ist jetzt zum “Restart” endlich wieder viel los im Gastraum und da hat man derzeit keine Zeit für sowas. Geld für derartige Investitionen ist im Moment sowieso nicht viel da. Wird schon alles irgendwie weitergehen mit der bestehenden Ausstattung. Aber ganz, ganz bald gehen wir das Thema Digitalisierung an, versprochen. Wirklich?

Was Corona uns lehrte 

Wenn die Pandemie der Gastronomiebranche eines gelehrt hat, dann dass vor allem diejenigen Kolleginnen und Kollegen einigermaßen unbeschadet durchgekommen sind, die jederzeit genau über alle Zahlen Bescheid wussten und ihren Betrieb dementsprechend schnell und flexibel manövrieren konnten, ob bei Lieferservice-Angebot, digitaler Speisekarte oder eben dem Personaleinsatz. Und das waren erfreulicherweise gar nicht so wenige, denn mittlerweile nehmen cloudbasierte Kassensysteme, wie das von Lightspeed, einen immer größeren Raum in der Gastronomie ein. In den letzten 10 Jahren hat sich der Markt extrem verändert und die Technologien, die dort zum Einsatz kommen, basieren auf gängigen Betriebssystemen. Die Apps und Tools sind also einfach zu integrieren sowie intuitiv zu bedienen.

Insel oder Plattform – das ist hier die Frage

Dabei findet der digital interessierte Gastronom so ziemlich alles, was sein Herz begehrt: Von der digitalen Speisekarte über Apps zur Platzreservierung bis hin zu innovativen Marketing-Lösungen. Manche der Tools lassen sich auch mit dem Kassensystem verbinden, was viele Vorteile hat und generell eine gute Idee ist. Gehört man also zu den glücklichen Gastronomen, die weniger Probleme mit dem Finden von geeignetem Personal haben und nur etwas die Abläufe im Tagesgeschäft optimieren wollen, kann es absolut sinnvoll sein, auf solche handverlesenen Insellösungen zu setzen. Hauptsache, man wird aktiv und schaut, wie man den Betrieb für die Zukunft flexibler und effizienter aufstellen kann. 

Moderne Technik kann Mangel an Personal auffangen

Für die meisten Gastronomen sieht die Welt aber mittlerweile anders aus – nicht erst seit Corona wird um gutes Personal gekämpft. Wenn, wie vergangene Woche auf der Insel Fehmarn geschehen, eine Gastronomin sich hinstellt und sagt: “Wir können nicht mehr, wir haben kein Personal mehr, wir sind am Leistungslimit und deshalb machen wir jetzt montags & dienstags zu”, dann sind wir an einem sehr kritischen Punkt angelangt.

Aus der Erfahrung heraus kann man sagen, dass sich gerade diese Betriebe jetzt einmal hinsetzen und alle vorhandenen Prozesse und eingesetzten Produkte hinterfragen müssen – schonungslos und direkt. Denn die Prämisse in einer solch schwierigen Situation muss die Antwort auf die Frage sein, wie ich meine gesamten Abläufe so digitalisieren kann, dass ich die Ressourcen-Probleme – in diesem Fall den massiven Mangel an Personal – trotzdem in den Griff bekomme. Denn es ist durchaus möglich, den Mangel an Personal durch optimierte Arbeitsabläufe aufzufangen, zumindest bis zu einem gewissen Grad.

Große Lösung, großer Impact

Der Fortbestand des Betriebs kann aber nur mit einer umfangreichen Digitalisierung über das Implementieren einer ganzheitlichen Software gelingen, die alles miteinander verzahnt: Personalmanagement, Kassensystem, Self-Ordering, Shoplösung, Payment-Prozesse, mobile Kassen, Speisekarten-Management, Bestandsverwaltung und so weiter. Je mehr desto besser. Denn wenn bei dieser “großen Lösung” alles aus einer Hand kommt und bereits bei Lieferung fix und fertig aufeinander abgestimmt ist, ist das ein riesiger Vorsprung, den mehrere zusammengestellte Insellösungen niemals einholen können. Eine große Hilfe ist hier übrigens auch, dass es bei einer Plattformlösung einen konkreten Ansprechpartner für den Gastronomen oder Hotellier gibt, während bei den Insellösungen wahrscheinlich jedes Produkt seinen eigenen Vertriebler oder Support mit sich bringt.

Um zu sehen, wie es gehen kann, lohnt ein Blick auf die Großen: Brauereien, Konzerne und Zulieferer wie zum Beispiel die Metro. Diese beschäftigen sich nicht umsonst seit Jahren mit dem Plattformgedanken und wie die zukünftige, vollständig verzahnte Supply Chain aussehen kann. Die Anzahl der vorhandenen Plattformen wird stetig größer.