Die ultimative Checkliste, für die Eröffnung Ihres Cafés

Gute Planung führt zu einem guten Start. Auch wenn keine speziellen beruflichen Qualifikationen nachgewiesen werden müssen, ist eine Café-Eröffnung mit vielen wichtigen Überlegungen verbunden – von der Geschäftsidee über die Standortwahl bis hin zu rechtlichen Auflagen. Hierbei ist Planung der sicherste Weg zum Erfolg. Wollen Sie Ihr eigenes Café eröffnen, aber sind Sie sich nicht sicher, was Sie alles benötigen werden oder ob Sie etwas in Ihrer Planung übersehen haben? Dann sind Sie hier an der richtigen Stelle. Wir haben eine umfangreiche Liste für alle notwendigen Schritte erschaffen, damit Sie perfekt vorbereitet sind und kein Detail in Vergessenheit gerät!

Espressomaschine

Kaffeemühlen

Arbeitsfläche und Kühlschrank

Inneneinrichtung

Wichtiges Zubehör für den täglichen Betrieb

Ein weiteres Café eröffnen – So gelingt Wachstum mit Erfolg

Das richtige Kassensystem wählen

Espressomaschine

Ohne Kaffeemaschine kommt man mit seinem Café nicht weit, also steht es natürlich am Anfang der Liste. Zu beachten ist, dass Sie eine gute Espressomaschine kaufen, da Espresso ein wichtiger Bestandteil von vielen Kaffeegetränken ist.

Je nachdem, wie groß Ihr Café ist und wie viel Kunden sie erwarten, sollten Sie sich für eine Espresso-Maschine mit einer 2 oder 3 Tassen-Kapazität entscheiden. So können Sie mehrere Tassen Kaffee gleichzeitig machen, und gleichzeitig die Wartezeit Ihrer Kunden so kurz wie möglich halten. Berücksichtigen Sie auch Dinge wie: Garantie, Reparatur, Versicherung oder eine Ersatzmaschine bei Problemen. Die Espressomaschine ist das wichtigste Gerät in Ihrem Café, also stellen Sie sicher, dass Sie hier die richtige Wahl treffen.

Tipp: Achten Sie auf die Wasserqualität: Kalkarmes, gefiltertes Wasser verlängert die Lebensdauer Ihrer Maschinen und sorgt für besseren Geschmack. Investieren Sie ggf. in einen Wasserfilter, um konstant hohe Kaffeequalität zu gewährleisten.

Kaffeemühlen

Kaffee kann auf viele verschiedene Arten gemahlen werden, wodurch verschiedene Geschmacksrichtungen entstehen. Die Kaffeemühle ist daher ein unglaublich wichtiger Teil bei der Herstellung der perfekten Tasse Kaffee in Ihrem Café. Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten, für die Sie sich entscheiden können. Sie können eine Kaffeemühle mit oder ohne einem Reservoir kaufen, oder eine Espressomaschine, die bereits eine Kaffeemühle enthält.

Mit einer separaten Kaffeemühle bestimmen Sie, wie Sie den Kaffee servieren, und mit einer Espressomaschine geht es automatisch. Was bevorzugen Sie? Bilden Sie sich Ihre eigene Meinung durch Online-Recherchen und besuchen Sie Ihr Lieblingscafé und erörtern Sie, wie dort der Kaffee gemahlen wird. Letztendlich ist es wichtig, dass Sie den passenden Weg für Ihr eigenes Café finden.

Arbeitsfläche und Kühlschrank

Eine ausreichende Arbeitsfläche und ein passender Kühlschrank sind essenziell, um einen reibungslosen Ablauf im Café zu gewährleisten.

Viele Menschen belassen es nicht nur bei einer Tasse Kaffee. Die morgendlichen Kunden möchten vielleicht einen kleinen Frühstückssnack mit Ihrem Kaffee genießen. Eine Auswahl an Gebäck oder Sandwiches ist in vielen Cafés gang und gäbe, aber man benötigt hierfür natürlich eine Art Vorbereitungsfläche. Diese Fläche dient vor allem zur Zubereitung von Speisen und kann die Form eines Tisches oder einer Arbeitsplatte annehmen.

Die Speisen und Zutaten müssen dazu auch noch frisch gehalten werden, weswegen ein Kühlschrank benötigt wird. Andere Produkte wie die Kaffeemilch gehören auch in den Kühlschrank, weswegen Sie genau auf die Größe des Kühlschranks achten müssen. Abhängig davon, wie groß Ihr Angebot an verschiedenen Milchsorten (Soja, Mandel, Hafer, Reis, Mager, Laktosefrei) ist und wie viele Zutaten Sie frisch halten möchten, können Sie entscheiden, wie groß Ihr Kühlschrank sein soll.

Inneneinrichtung

Ein Café sollte eine einladende Atmosphäre haben, die Kunden zum Bleiben und Wiederkommen anregt und sollte auf Ihre spezifische Zielgruppe abgestimmt sein. Bedenken Sie die Altersstruktur, Vorlieben und Bedürfnisse Ihrer potenziellen Gäste. Das Interieur spielt dabei eine große Rolle und sorgt für die von Ihnen bestimmte Atmosphäre.

Heutzutage ist der Industrie- und Vintage-Look sehr beliebt, aber warum sollten Sie und Ihr Café eines von vielen ähnlichen Cafés sein? Seien Sie originell und probieren Sie neue Dinge aus! Atmosphäre ist wichtig, aber authentisch zu sein ist auch ein wichtiger Teil eines erfolgreichen Cafés. Was möchten Sie Ihren Kunden vermitteln? Was ist das Kennzeichen Ihres Cafés? Diese Fragen sind nicht zu vernachlässigen.

Die Kundschaft, die zu einem Café geht, um zu arbeiten oder zu lernen, möchte bequem sitzen und Platz zum Arbeiten haben. Denken Sie an Stühle mit Sitzkissen und große Tische, auf denen mehrere Personen ihre Laptops aufstellen können. Genügend Steckdosen sind auch wichtig, damit Gäste ihre Laptops aufladen können und ihren Aufenthalt verlängern können. Je länger der Kunde bleibt, desto größer sind die Einnahmen des Cafés.

Wichtiges Zubehör für den täglichen Betrieb

Hier sind ein paar weitere Dinge, die Sie in Ihrem Café nicht vergessen sollten:

• Kaffee- und Teebecher;
• Becher und Deckel zum Mitnehmen;
• Rührstäbchen;
• Löffel;
• Kaffee-Stampfer;
• Pumpe für den Kaffeesirup (nur wenn Sie es anbieten)
• Kekse, Kuchen oder Gebäck für Kaffee und Tee;
• Genügend und schnell erreichbare Servietten

Tipp: Nicht alles muss aus Plastik sein, der Umwelt zuliebe! Nutzen Sie beispielsweise biologisch abbaubare Becher, Holzrührstäbchen oder Mehrwegbehälter.

Ein weiteres Café eröffnen – So gelingt Wachstum mit Erfolg

Ein Café zu eröffnen ist aufregend. Doch wer weiter träumt, will oft mehr: ein zweites oder sogar mehrere Cafés. Wachstum klingt verlockend, doch es braucht gute Planung. Damit Sie erfolgreich mehrere Standorte führen können, sollten Sie auf die folgenden Punkte achten:

• Starke Basis prüfen
  Läuft Ihr erstes Café stabil und rentabel? Nur wenn Abläufe, Zahlen und Team zuverlässig sind, haben Sie die Freiheit für einen neuen Standort.

• Den richtigen Standort wählen
  Ein zweites Café oder drittes Café zu eröffnen, könnte einige Herausforderungen mit sich bringen. Beobachten Sie die Gegend, prüfen Sie Laufkundschaft, Konkurrenz und Mietkosten. Eine gute Lage spielt eine entscheidende Rolle für ein erfolgreiches Geschäft.

• Verlässliches Personal finden
  Sie können nicht überall gleichzeitig sein. Suchen Sie Mitarbeiter, denen Sie vertrauen können und die Verantwortung übernehmen.

• Klare Systeme schaffen
  Prozesse für Einkauf, Qualität und Service müssen überall gleich gelten. Gäste sollen in jedem Ihrer Cafés dieselbe Erfahrung haben.

• Schritt für Schritt wachsen
  Expansion ist kein Sprint. Gehen Sie bedacht vor, lernen Sie aus jedem Standort und passen Sie Ihr Konzept an.

Doch Achtung: Mehr Standorte bedeuten auch mehr Komplexität im Management. Laut einer aktuellen Studie des KfW-Mittelstandspanels  – repräsentativ für den deutschen Mittelstand – steht die Bewältigung von Bürokratie und Dokumentenaufwand ganz oben auf der Liste der Herausforderungen

Wenn expandiert wird, wird nicht nur das Café größer: Auch der organisatorische Aufwand wächst. Ein weitsichtiger Plan, innovative digitale Tools und klare Verwaltungsstrukturen sind hierbei ausschlaggebend. Am Ende ist es die richtige Technologie, die den Unterschied macht und den Weg zum nachhaltigen Erfolg ebnet.

Das richtige Kassensystem wählen

Da Ihr Café erfolgreich und gut besucht sein wird, müssen Sie auch sicher sein, dass Ihr Kassensystem für den Andrang an Kundschaft gewappnet ist. Ihre Mitarbeiter müssen in der Lage sein, einfach und schnell Bestellungen aufzunehmen und letztendlich das Kassensystem zu handhaben. Es muss schnell und bequem funktionieren, vorzugsweise auf einem iPad, weil es weniger Platz benötigt und flexibel und mobil ist. Außerdem müssen neue Mitarbeiter in der Lage sein, sich schnell im Kassensystem zurechtzufinden. Vergessen Sie auch nicht, dass ein Treueprogramm oder ein Stempelkarten-System eine clevere Art und Weise ist, Kunden zum Wiederkommen zu bringen.

Also stellen Sie sicher, dass dies auch in Ihrem Kassensystem möglich ist. Und um das Ganze abzurunden, sollte das System Ihrer Wahl auch für die heutige Zeit angepasst sein und cloud-basiert sein. Ein cloud-basiertes Kassensystem ermöglicht Ihnen, eine Einsicht in Ihr System zu haben, auch wenn Sie mal nicht vor Ort sind.