Vereinheitlichung eines globalen Hotelsystems: Wie Generator seine internationalen Abläufe mit Lightspeed vereinfacht hat

Wie können Sie als wachsendes Unternehmen Einheitlichkeit über mehrere Standorte hinweg aufrechterhalten? Der technologische Ansatz von Generator könnte eine Antwort liefern. Ganze 19 Filialen weltweit wurden in eine Handelsplattform zusammengebracht: Ob von der Umsatzberichterstattung bis zu integrierten Zahlungsmethoden, Lightspeed macht es möglich.

Erfahren Sie, wie das Generator die Reporting-Workflows standardisiert und das PMS für ein effizienteres technisches Erlebnis mit dem Lightspeed Kassensystem verknüpft hat.

Mehr als nur ein Hostel

Ob in Miami Beach, im Londoner Stadtteil Kings Cross, an den Kanälen von Venedig oder in Hamburg – Generator bietet von Geschäftsreisenden bis zu Backpackern ein einzigartiges Erlebnis.

Die Generator Hostels verkörpern einen stilvollen und zugleich schlichten Aufenthaltsort für Städtereisen. Generator is kein traditionelles Backpacker-Hostel, aber auch nicht wirklich ein Hotel. “Wir sind irgendwo dazwischen”, sagt Svenja Siltmann, Group Operations Manager bei Generator.

“Genau wie ein Hostel haben wir Mehrbettzimmer aber auch Einzel- und Doppelzimmer sowie ein umfassendes Angebot an Speisen und Getränken – eher wie ein Boutique-Hotel”. 

Das Generator hebt sich von der breiten Masse ab! Besucher können nicht nur traditionell über die Website ein Zimmer buchen, sondern können auch über Plattformen wie Airbnb und Co. Verfügbarkeiten einsehen und Reservierungen vornehmen. 

Die Hostelkette hebt sich durch Einzigartigkeit ab, doch administrative und operative Abläufe sind wie bei jedem anderen Hostel die gleichen. Doch um stets den Überblick über alle globalen Vorgänge zu haben, benötigt das Team moderne Technologie.  

Hier kommt das Kassensystem von Lightspeed ins Spiel. 

Unkomplizierte Berichterstattung

„Der Hauptgrund für die Einführung von Lightspeed an all unseren Standorte war die Standardisierung der Berichterstattung und die Angleichung unseres Geschäfts-Aufbaus“, sagt Svenja. „Wir wollten ein System, das nahtlos mit unserem Property-Management-System MEWS zusammenarbeitet. Lightspeed schien hier perfekt zu passen. Wenn wir beispielsweise eine Transaktion mit Lightspeed durchführen, werden diese Daten an unser PMS gesendet, damit wir den Umsatz nachverfolgen können – keine Fehler, keine Offenstände.“ Daten werden automatisch zwischen MEWS und Lightspeed ausgetauscht, so kann Generator die täglichen Einnahmen im gesamten internationalen Unternehmen genau verfolgen. 

„Tenzo nutzt Daten von Lightspeed und arbeitet diese in täglichen Berichten für alle Standorten auf. Wir können unseren Umsatz mit unserem Budget abgleichen, um so einen genauen Überblick darüber zu erhalten, wie unsere Standorte an verschiedenen Tagen performen.“

Integrierte Zahlungen

Die Bezahlung mit kontaktlosen Zahlungsmethoden steigt stetig. Daher war der Punkt “Kontaktlose Zahlungsmöglichkeiten” ein ausschlaggebender Grund für den Vertragsabschluss zwischen Lightspeed und Generator. Lightspeed Payments ist direkt mit dem Kassensystem verknüpft.. „Eine integrierte Zahlungsmöglichkeit erleichtert den Arbeitsalltag und reduziert Übertragungsfehler.“, sagt Svenja. „Unsere Server können jetzt Zahlungen und Bestellungen in einem Rutsch entgegennehmen, da die iPad-Schnittstelle und Zahlungsterminals zusammenarbeiten.“ Wenn ein Kunde bereit ist zu zahlen, muss der Kellner einfach auf dem iPad „Bezahlen“ tippen, und der Rechnungsbetrag wird direkt an das Zahlungsterminal gesendet, damit der Kunde bezahlen kann. Einfach, reibungslos und schnell. 

Das Generator spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, da die manuelle Eingabe von Barbeträgen entfällt, sondern alle Transaktionsdaten werden auch automatisch in Echtzeit an MEWS übertragen, ohne dass ein manueller Abgleich erforderlich ist.

Tischservice mal anders

Während das Generator-Team die Zeitersparnis durch automatisierte und fehlerfreie Umsatzberichte genießt, wurde auch das Gästeerlebnis verbessert, indem die Hotelkette die Bestellaufnahme am Tisch eingeführt hat. Die Kellner können direkt am Tisch die Bestellung aufnehmen und in das iPad eingeben. „Lightspeed ist sehr intuitiv“, fügt Svenja hinzu. „Wir brauchen keine große Einarbeit, denn das System ist selbsterklärend und das hilft besonders in Stresssituationen.“ „Mit dem Kassensystemanbieter den wir vor Lightspeed genutzt haben, hatten wir viele Ausfälle und der Support war nicht erreichbar. Wenn Sie sich während COVID in einer Stresssituation mit begrenztem Personal befinden, ist es hilfreich, ein stabiles System zu haben, auf das sich die Mitarbeiter verlassen können.“

Doch nicht nur der Tischservice alleine ist es, der dem Erfolg der Optimierung beigetragen hat. Die Vielzahl der Add-Ons des Systems haben dabei geholfen, die Einnahmequellen in den schwierigeren Zeiten von COVID-19 zu erweitern. Beispielsweise wurde Lightspeed Delivery an dem Standort in Amsterdam eingeführt. „Lightspeed Delivery verbessert unseren Lieferbetrieb erheblich“, sagt Svenja. Wir brauchen nicht fünf verschiedene Lieferdienstanbieter. Es ist alles auf einer Plattform vereint. Der manuelle Bestellannahmeprozess entfällt, so können wir schneller und effizienter arbeiten.“

Wie viele andere Gastronomen und Hoteliers litt auch das Generator enorm unter den Lockdowns und den Beschränken von COVID-19. 

„Man konnte quasi die Uhr danach stellen, sobald Einschränken bekannt gegeben worden sind, ist die Reservierungsquote gesunken und das hatte drastische Auswirkungen für uns.“, sagt Svenja. Andererseits sehen wir auch, dass das Geschäft nach Aufhebung der Beschränkungen wieder stark zugenommen hat. In den letzten zwei Jahren haben wir uns an Extreme gewöhnt: Von dem Non plus ultra eines vollständig ausgebuchten Hotels bis zur kompletten Schließung in der nächsten Sekunde.“

„Der nächste Schritt ist, das Angebot der Marke weiter auszubauen“, fügt Svenja hinzu. „Das kann bedeuten, Event-Buchungen zu übernehmen oder Online-Bestellungen auf unserer Website zu integrieren. Dinge wie Tischservice und Lieferung konnten wir bereits erfolgreich umsetzen. Lightspeed ermöglicht es uns, unseren Servicestil zu verändern, zu verbessern und anzupassen.“ Seit der Implementierung von Lightspeed verfügt Generator nun über die Stabilität und Flexibilität, um auf alles spontan zu reagieren.

Auch Sie sind am überlegen, Ihr Hotel mit fortschrittlicher Technologie zu modernisieren? Dann sprechen Sie mit einem unserer Experten und schauen Sie, was Lightspeed für Sie tun kann.